Os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo mínimo de prescrição estabelecido em lei, o qual varia conforme cada documento, ou de acordo com a finalidade para o qual é emitido.
Em geral, os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos, contados da data do pagamento ao empregado, ou de 2 anos da rescisão contratual, em face do prazo prescricional para os trabalhadores urbanos e rurais.
| PRAZO | DOCUMENTOS | FUNDAMENTO LEGAL |
| 2 anos | Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho.Aviso-prévio.Pedido de demissão. | Constituição Federal/1988, artigo 7º, XXIX. |
| 5 anos | Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged). | Portaria MTE nº 1129/2014, artigo 2º, § 1º. |
| Acordos de Compensação de Férias.Acordos de Prorrogação de Horas.Atestados Médicos.Autorização para Descontos não previstos em Lei.Cartões, Fichas ou Livro de Ponto.Guias de Recolhimento de Contribuições Sindical, Assistencial e Confederativa.Recibos de Adiantamento de Salários, 13º Salário, Gozo de Férias e Pagamentos em Geral.Requerimento do Empregado da 1º parcela do 13º Salário e do Abono Pecuniário de Férias.Seguro-desemprego – Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD).Vale-Transporte. | Constituição Federal/1988, artigo 7º, XXIX. | |
| Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Cipa) – NR 5 – Eleições (convocação, atas, etc.). | CF/1988, artigo 7º, XXIX.Portaria MTb nº 3214/1978, NR 5, item 5.40, “j”. | |
| Mapa Anual de Acidentes do Trabalho (NR 4). | CF/1988, artigo 7º, XXIX.Portaria MTb nº 3214/1978, NR 4, item 4.12, “j”. | |
| 10 anos | PIS/Pasep (a contar da data prevista para seu recolhimento) Salário-educação. | Decreto-Lei nº 2052/1983, artigo 10.Decreto nº 6003/2006, artigo 1º. |
| 20 anos a partir do desligamento do trabalhador | Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Dados obtidos, incluindo: avaliação clínica, exames complementares, conclusões e medidas aplicadas. | Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 7, subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5 e 7.4.5.1. |
| 20 anos | Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA). Dados obtidos. | Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 9, subitem 9.3.8.2. |
| Nota 1 | FGTS – Documentos relativos | Lei nº 8.036/1990, artigo 23, § 5º. |
| Indeterminado | Cipa – Livro de Atas.Livro de Inspeção do Trabalho.Livros (ou fichas) de registro de empregados.Relação Anual de Informações Sociais (Rais). |
Nota 1
Os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) deviam ser guardados por, no mínimo, 30 anos, com base no artigo 23, § 5º, da lei 8.036, de 1990 e no artigo 55 do Regulamento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (RFGTS), aprovado pelo Decreto nº 99.684, de 1990.
No entanto, o Supremo Tribunal Federal (STF), no Recurso Extraordinário com Agravo (ARE) nº 709.212 (DJe de 1º/12/2014), em decisão com repercussão geral, declarou a inconstitucionalidade dos citados artigos 23, § 5º da Lei nº 8.036 de 1990, e do artigo 55, do Decreto nº 99.684, de 1990, na parte em que ressalvam o “privilégio do FGTS à prescrição trintenária”.
Com base na decisão do STF, o Tribunal Superior do Trabalho (TST), por meio da Súmula nº 362, determinou que, para os casos em que a ciência da lesão ocorreu a partir de 13/11/2014, é quinquenal (5 anos) a prescrição do direito de reclamar contra o não recolhimento de contribuição para o FGTS, observado o prazo de 2 anos após o término do contrato. Já para os casos em que o prazo prescricional já estava em curso em 13/11/2014, aplica-se o prazo prescricional que se consumar primeiro: 30 anos, contados do termo inicial, ou 5 anos, a partir de13/11/2014.
Balaminut | maio 2021